Sorveglianza di progetto: non basta seguire una procedura standard

Sorveglianza di progetto: non basta seguire una procedura standard

 

download-sorveglianzaUna governance efficace del progetto e del programma richiede un bilanciamento attentamente calibrato fra un’assunzione del rischio prudente e al tempo stesso efficace, che consenta ai team di progetto dotati delle giuste competenze la flessibilità per adattare e migliorare i processi al fine di aumentare il successo e l’effettiva sorveglianza (garanzia) in grado di assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.
Concentrarsi eccessivamente sul ‘giusto processo’ (cioè quello che segue la procedura standard) reprime l’innovazione e il miglioramento e può facilmente portare al ‘fallimento dovuto al processo’, in cui tutti si concentrano sulla produzione del documento corretto invece di occuparsi delle informazioni contenute nel documento stesso … Non ha alcun senso essere in grado di dire che ‘ogni rischio che ha impattato negativamente il progetto era stato identificato nel registro dei rischi’, se i rischi avrebbero potuto essere evitati grazie ad una gestione proattiva.
Una buona gestione del progetto, una buona gestione del business e una buona governance richiedono azioni appropriate e tempestive per mitigare o rimuovere i rischi che possono essere gestiti in modo avveduto, nonché il riconoscimento del fatto che la decisione di agire è rischiosa perché non c’è certezza che il rischio che viene mitigato si sarebbe verificato in tutti i casi: c’è sempre una possibilità che un rischio non si verificherà! Problematiche di questo tipo che richiedono un processo decisionale equilibrato si verificano lungo l’intero spettro della gestione di progetti e programmi.
Calibrare il costo delle azioni rispetto al possibile costo dell’inazione richiede una buona capacità di giudizio del business, ove per ‘buona capacità di giudizio’ si intende ‘hai ragione più spesso di quanto hai torto’; quindi né l’assurda aspettativa di una previsione perfetta (che non esiste), né sistemi che propendono per ignorare le azioni preventive fino a quando non è troppo tardi.
Il ruolo dei sistemi di sorveglianza di progetto si dovrebbe concentrare su questo tipo di problematica, garantendo al senior management dell’organizzazione e agli altri stakeholder che i loro team di gestione del progetto e del programma stanno prendendo le decisioni migliori per proteggere e aumentare il valore complessivo dei progetti e programmi a favore dell’organizzazione. Il ‘giusto processo’ è importante, ma solo nella misura in cui assiste il processo decisionale o fornisce informazioni richieste dalla legge o dai regolamenti.
Il documento ‘Proactive Project Surveillance’ esamina i diversi tipi di revisione e il modo in cui possono essere strutturati per assistere da un lato i progetti e i programmi oggetto di revisione per generare valore per l’organizzazione, fornendo nel contempo la garanzia all’alta direzione dell’organizzazione e agli stakeholder che i progetti e i programmi vengono gestiti in modo efficace.

Lo Staff di PME*

* Articolo originale in inglese “Project Surveillance”, di Lynda Bourne, consultabile nella sezione “articles and blogs” del sito praxisframework.org al seguente link: https://www.praxisframework.org/resource-pages/bourne-project-assurance.
Traduzione e titolo in italiano a cura dello staff di PME.

Praxis è un framework per la gestione di progetti, programmi e portfolio interamente gratuito e liberamente utilizzabile secondo i termini della licenza Creative Commons. PME ha contribuito alla traduzione italiana dell’intero framework e ora sta traducendo la sezione ‘Risorse’ della Library. Se vuoi visitare la versione italiana del sito Praxisframework clicca qui.

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