Cruscotti direzionali e KPI: conoscere per decidere

Cruscotti direzionali e KPI: conoscere per decidere

 

cruscotti direzionali e KPIRiprendiamo il discorso della settimana scorsa sulla collaborazione come fattore critico di successo nella gestione dei progetti (articolo del 5 settembre) per approfondire la tematica dashboard, cruscotti direzionali e KPI.
In un contesto aziendale risulta di fondamentale importanza la possibilità di analizzare grandi quantità di dati prodotti dai processi di business. Questo è proprio l’obiettivo che si prefigge la business intelligence (BI), termine che può assumere i seguenti significati:

• Un insieme di processi aziendali per raccogliere dati ed analizzare informazioni strategiche;
• La tecnologia utilizzata per realizzare questi processi;
• Le informazioni ottenute come risultato di questi processi.
Il principale obiettivo dei sistemi di BI consiste nel fornire supporto durante i processi decisionali, raccogliendo le informazioni generate durante lo svolgimento delle attività aziendali e mettendo a disposizione strumenti per l’analisi dei dati. Il cruscotto direzionale (detto anche Dashboard) è uno strumento di gestione interna in grado di misurare, attraverso opportuni indicatori di performance, il livello di raggiungimento dei target stabiliti attraverso un sistema informatico integrato che estrapola e utilizza i dati provenienti da più fonti (sistemi contabili, sistemi gestionali, sistemi di controllo e di programmazione economica, banche dati, sito istituzionale…) e li trasforma in informazioni utili e pertinenti per gestire adeguatamente le proprie fonti di conoscenza e capitalizzare le informazioni.
Il cruscotto agevola l’analisi ed il monitoraggio delle attività aziendali (ovviamente anche di tipo progettuale) e consente di supportare il management nelle attività di coordinamento e programmazione strategica, facilitando l’individuazione di eventuali scostamenti e la pronta individuazione di misure correttive.
Trattandosi di uno strumento utilizzato dal management, restituisce in prevalenza informazioni sintetiche, frutto a loro volta di un processo di normalizzazione e di analisi di più informazioni elementari e permette di ottenere:
• una visione sintetica della “salute” del processo e più in generale dell’azienda
• un supporto per favorire l’identificazione delle correlazioni tra le cause e gli effetti
• un’elevata facilità d’uso e di lettura.
Una Dashboard è dunque la rappresentazione sintetica dei dati di un’azienda trasformati in informazioni. Il cruscotto rielabora i dati grezzi e disaggregati in rappresentazioni grafiche e diagrammi fruibili in maniera molto più immediata rispetto a qualsiasi altro metodo di comunicazione.
È evidente che per ‘progettare’ una dashboard realmente efficace è importante preventivamente dare una risposta chiara ai seguenti aspetti chiave:
• quali analisi voglio poter effettuare?
• quali informazioni voglio raccogliere fornire?
• da quale fonte reperire i dati? qual è il miglior modo per ottenerli?
Nella costruzione di una dashboard svolge dunque un ruolo chiave la corretta individuazione degli indicatori chiave di prestazione (Key Performance indicators, KPI), in quanto questi costituiscono una parte importante delle informazioni necessarie per determinare e spiegare come un’organizzazione progredisce verso i suoi obiettivi di business. Un indicatore chiave di prestazione è una misura quantificabile che un’azienda utilizza per determinare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti. Questo significa che diverse aziende hanno diversi KPI a seconda dei loro rispettivi criteri di performance o priorità. Allo stesso tempo, gli indicatori di solito seguono standard del settore.
I KPI possono essere stabiliti in modo anche arbitrario ma perché siano utili è necessario che soddisfino i seguenti requisiti:
• Quantificabilità: i KPI possono essere presentati sotto forma di numeri
• Praticità: si integrano bene con gli attuali processi aziendali
• Direzionalità: contribuiscono a determinare se si sta ottenendo un miglioramento
• Operatività: possono essere messi in relazione al contesto pratico per misurare un cambiamento effettivo
I KPI devono essere definiti in modo tale che fattori al di fuori del controllo del processo misurato non possano interferire con la loro realizzazione; inoltre dovrebbero fare riferimento a range temporali predeterminati che li rendano confrontabili.
I principali indicatori sono di quattro tipi:
• generali: misurano il volume del lavoro del processo
• di qualità: valutano la qualità dell’output di processo, in base a determinati standard (ad esempio, rapporto con un modello di output o soddisfazione del cliente)
• di costo
• di servizio o di tempo: misurano il tempo di risposta, a partire dall’avvio del processo fino alla sua conclusione
Gli indicatori chiave di prestazione sono dunque importanti per il business perché lo aiutano a concentrarsi sugli obiettivi dell’organizzazione e a garantire che i risultati attesi rimangano in linea con quanto concordato in fase di pianificazione.

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