Passare dai requisiti alla esecuzione in quattro mosse

Passare dai requisiti alla esecuzione in quattro mosse

 

Tutti i progetti gestiti con i tradizionali metodi di project management a cascata iniziano con una descrizione dell’ambito ben definita. L’ambito è essenzialmente una visione di alto livello del progetto scomponibile nei requisiti e dettagli necessari a fare in modo che il prodotto, servizio o risultato finale realizzi quanto contenuto nella originaria enunciazione dell’ambito. Ora, allorquando si passa dai requisiti alla esecuzione delle attività di progetto, è assolutamente necessario tracciare requisiti ed ambito.
I passaggi che intercorrono fra il momento dell’identificazione dei requisiti e quello dell’esecuzione delle attività e dell’implementazione della soluzione prescelta rappresentano collegamenti di importanza fondamentale nel ciclo di vita del progetto. Per fare in modo che il team di progetto realizzi effettivamente l’ambito originale – lo si ripete in un progetto gestito con metodi tradizionali – è indispensabile seguire quattro passaggi cruciali.
1. Tracciabilità
I requisiti devono essere tracciati dalla descrizione originale del bisogno che devono soddisfare fino alla soluzione finale implementata che realizza quel bisogno. Ci sono tantissimi modi di creare un documento di tracciabilità; in un piccolo progetto o in una piccola realtà sarà sufficiente anche un semplicissimo foglio di calcolo.
Il team di progetto deve aver chiaro perché sta progettando e implementando la soluzione prescelta in una certa maniera. Con una matrice di tracciabilità dei requisiti, il team può quindi vedere da dove discendono tutte le decisioni prese.
Non c’è niente di peggio dell’arrivare in fondo ad un progetto senza sapere prima di tutto il perché si sono eseguite determinate attività. Essere in grado di tracciare i requisiti dall’inizio alla fine assicurerà che nulla è stato dimenticato e che, per converso, nulla è stato aggiunto al progetto senza una valida ragione.
2. Analisi approfondita
I requisiti del progetto dovrebbero essere scritti auspicabilmente in modo tale da essere chiari a tutti, ma non sempre avviene così. A volte addirittura non sono chiari a nessuno o quasi.
Il project manager – figura fondamentale di qualsiasi progetto gestito con metodi tradizionali a cascata – deve impiegare parte del suo tempo ad analizzare a fondo i requisiti e accertarsi che tutti abbiano la stessa idea di ciò che ciascun requisito significa. Ciò è particolarmente importante nelle situazioni in cui passa diverso tempo fra il momento in cui sono scritti i requisiti e quello in cui inizia l’esecuzione.
I requisiti devono inoltre essere scritti ad un livello specifico e adeguato al momento: all’inizio sarà sufficiente una dichiarazione di alto livello, ma nel corso del progetto non lo sarà più, perché il team avrà bisogno di tutti i necessari dettagli per sviluppare e consegnare il prodotto, servizio o risultato del progetto al livello di qualità e completezza richiesto.
3. Specifiche
Analizzati a fondo i requisiti – ed acquisita così una migliore comprensione degli stessi e una più stretta sintonia con i bisogni del cliente – si potranno correttamente raccogliere le specifiche che servono a creare il prodotto, servizio o risultato finale del progetto. Su tali specifiche, correttamente documentate, deve lavorare il team di progetto per mantenersi allineato al piano.
Poiché dunque la descrizione dell’ambito crea i requisiti e questi a loro volta danno origine alle specifiche, il Project Manager deve tenere traccia in qualche modo di tutti i dettagli, in modo che il team di progetto non perda nulla lungo il percorso.
Questa documentazione dettagliata può essere pesante e sembrare eccessiva. Tuttavia bisogna tenere presente che, in un’ottica di project management tradizionale, in cui fra il momento della pianificazione e quello della delivery può passare molto tempo, la documentazione è assolutamente indispensabile: infatti, a distanza di sei mesi o magari anche più, nessuno si ricorderà ciò che è stato detto nei primi incontri, o, peggio ancora, si ricorderà in modo sbagliato.
4. Verifica
L’ultimo passo è quello di confrontare i requisiti originali con ciò che è stato effettivamente realizzato dal team di progetto. Questo risultato può essere ottenuto attraverso test accurati che coinvolgono tutte le parti, sia il team di progetto che il cliente. Le attività di test e verifica dovrebbero risalire al requisito originale e cercare di comprendere ciò che il progetto era chiamato a realizzare.
La verifica rappresenta l’ultimo step per il completamento di un progetto di successo. La schedulazione del progetto deve includere un tempo adeguato riservato a questa attività, per fare in modo che il progetto possa considerarsi finito solo dopo che tutto sia stato adeguatamente verificato e testato.
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