Migliorare la collaborazione dei team di progetto (non solo agili)

Migliorare la collaborazione dei team di progetto (non solo agili)

 

La collaborazione e la comunicazione del team sono fondamentali per il successo di un progetto. Il project manager organizza e gestisce il progetto sotto il profilo della schedulazione, del budget, della pianificazione ed utilizzo delle risorse, nonché della supervisione delle comunicazioni. Tuttavia, un contatto giornaliero con il team di progetto, a livello di interazione con le attività individuali portate avanti dai membri del team, è normalmente di difficile realizzazione. La collaborazione in un team può invece diventare determinante per il successo del progetto, soprattutto nei progetti di oggi, caratterizzati da team virtuali i cui membri difficilmente, per non dire mai, hanno un rapporto diretto, “faccia a faccia”, l’uno con l’altro.
Di seguito alcuni spunti per migliorare la collaborazione quotidiana in un team di progetto.
1. Conoscere il team
In questa epoca di team virtuali, può accadere ad un project manager di gestire interi progetti senza mai incontrare personalmente i membri del team – o anche il cliente. La chiave è dunque la comunicazione. Per creare un team affiatato, è necessario creare un rapporto anche di tipo personale. Una buona abitudine potrebbe essere quella di una chiamata a scadenze fisse (settimanali o bisettimanali), durante la quale, al di là delle questioni lavorative – che hanno ovviamente la priorità – mostrare qualcosa di sé e far emergere qualcosa di personale degli interlocutori.
2. Raccogliere input da tutto il gruppo
Sarebbe auspicabile includere sempre tutto il team nelle riunioni, decisioni e comunicazioni importanti. Se si prende l’abitudine di dialogare solo con determinate risorse di un progetto, la parte del team che viene costantemente esclusa inizierà a spostare l’attenzione verso i progetti in cui si sente di poter dare un contributo più fattivo. La chiave dunque è includere tutti, anche se all’interno del team ci sarà qualcuno che – a vostro giudizio – dà un contributo maggiore di altri. Il team che mantiene una comunicazione eccellente, dove ognuno apporta un contributo, è quello più produttivo e responsabile.
3. Permettere a chiunque di rapportarsi con il Cliente
Assicuratevi che tutti interagiscano con il cliente del progetto o siano messi in condizione di farlo. Questo aumenta la sensazione di appartenenza e responsabilità dei membri del team di progetto e, con tutta probabilità, la loro partecipazione e cooperazione fattive e le loro prestazioni. Le persone desiderano essere considerate indispensabili. Sicuramente qualche membro del team già interagisce frequentemente con il cliente – soprattutto in un progetto tecnico in cui nella fase iniziale alcuni requisiti e processi di business possono avere bisogno di valutazioni approfondite. Tuttavia, un’altra possibilità di interazione potrebbe provenire dal permettere – o se necessario “costringere” – ciascun membro del team a presentare un report sull’avanzamento delle proprie attività chiave durante le consuete call – settimanali o quindicinali – con il cliente. Questa pratica aumenta il senso di responsabilità e di appropriazione rispetto al proprio operato e accresce la collaborazione, in quanto ognuno lavora per garantire di avere fatto il massimo progresso possibile e di avere messo tutti al corrente del lavoro svolto prima di queste call.
4. Utilizzare uno Strumento di Collaborazione
Uno strumento di collaborazione può veramente fare la differenza nei singoli progetti. Se si ha un bisogno particolare di collaborazione, allora lo strumento prescelto dovrà avere un ruolo di rilievo nella gestione del progetto. In alternativa, si potrà impostare un metodo di collaborazione, per così dire “fatto in casa”. Il mercato, anche open source, offre molte alternative, anche per i diversi livelli di collaborazione necessari a desiderati. Come minimo, lo strumento collaborativo dovrà consentirci di comunicare e condividere documenti e revisioni. È necessario comunque procedere con cautela, al fine di evitare strumenti di collaborazione complessi che, per le difficoltà di utilizzo, rischino di complicare la comunicazione anziché agevolarla.
5. Assicurarsi la piena disponibilità dei membri del team
Una piena partecipazione, collaborazione e cooperazione dei membri del team richiede infine una loro reale disponibilità verso il progetto, altrimenti potrà accadere che se dovessero emergere problematiche in altri progetti critici, si potranno perdere risorse essenziali per un certo tempo o addirittura in via definitiva.

Quelli appena elencati sono cinque possibili spunti, che ovviamente non ne escludono altri.
In conclusione, un team coeso è quello dedicato al progetto, quello che, per utilizzare una metafora cara a Scrum, fa la parte del maiale e non del pollo*. Una comunicazione e collaborazione eccellenti sono la chiave del successo della maggior parte dei progetti, non solo di quelli gestiti con metodo Agile. Senza una buona comunicazione, si trascureranno o fraintenderanno i requisiti, si avranno maggiori difficoltà a rispettare le scadenze e si potrà facilmente andare incontro alla necessità di rilavorazioni. Con conseguente insoddisfazione del cliente e fallimento del progetto.
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Lo Staff di PME

* Si tratta della storia utilizzata in Scrum per distinguere i ruoli core e non core di un progetto: Un pollo e un maiale decisero di aprire un ristorante. Il pollo era del parere che il ristorante si sarebbe dovuto chiamare “Il Prosciutto e le Uova”. Il maiale disse: “In questo caso, no grazie. Perché così io sarei interamente dedicato all’impresa, mentre tu saresti semplicemente coinvolto”.
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